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石家庄铁道大学四方学院 财务报销规定 (修订)

石家庄铁道大学四方学院

财务报销规定

(修订)

为了规范会计基础工作,保证会计资料的真实、准确、完整,强化检查监督,减少浪费,节约开支,依据《中华人民共和国会计法》、《河北省行政事业单位会计基础工作规范》等法律法规和相关规定的要求,规定如下:

一 、对原始凭证的基本要求

(一)原始票据必须内容齐全,填写完整,包括税务章、财政监制章、收款单位财务(发票)专用章、开票日期、付款单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额、小写和大写金额合计、开票人签名等。各种印章必须清晰,大写金额书写正确,大小写金额一致。原始凭据不得超过其有效期。

(二)从外单位开具的原始票据,除财政票据、税务发票和国家认定的票据外,其他一律不予报销。

(三)原始票据记载内容均不得涂改。原始票据有错误的,应当由出具票据的单位重开或更正,更正处应加盖出具单位的财(发票)专用章;金额有错误的必须重开,不得在原始票据上更正。

(四)发票上标明“详见清单”字样的必须附有购物清单,清单上必须盖与发票上相同的财务(发票)专用章;购买图书、办公用品等超过200元的需列清单;其他零星购物超过1000元的,必须附有清单。

(五)从个人处取得的原始票据必须写明填制人员的身份证号码和地址,并签名或盖章。

(六)现金发放明细表应由领款人本人签字,一般情况下不得代签。如果代领,需出示被代领人及代领人身份证,经财务人员核对后,需由代领人签字。

(七)人员工资、奖学金、助学金、勤工助学金、学生困难补助等须通过银行直接转入本人银行账户,发放表可不设签字栏。

(八)填制报销单据时,除一式几份的票据外,包括领导人签字一律使用蓝黑或黑色墨水。

(九)从外单位取得的原始凭证如有遗失,必须取得原开出单位记账联的复印件,加盖开出原始发票单位的财务(发票)专用章,由当事人写出说明并签字,经主管院领导批准后,可代作原始凭证;确实无法取得原始凭证的(如火车票、轮船票、飞机票等),由当事人写出说明并签字,经财务部主任和主管院领导批准后代作原始凭证。

二、 备用金、暂付款规定

(一)需要办理零星采购或支付零星开支且金额在2千元以下,可使用现金支付。由当事人填写《借款(现金)审批单》,并经相关领导、责任人签字,财会人员才能给予办理借款业务。

(二)办理出差以外的借款,金额在2千元以上的,需通过转帐支票或银行汇款方式进行结算,由当事人填写《借款( 转账支票、电汇)审批单》,并经相关领导、责任人签字,财会人员才能给予办理借款业务。

(三)借款人员如需一次支取大额现金(5千元以上)需提前一天与财务部预约。

(四)借款人应及时结算还款,借款一般不许跨年使用,如需跨年度的,年终前需到财务部办理签认手续。

(五)借款要求在一个月内办理结算手续,借款不能按规定期限报销者,停止对该部门的再次借款;借款人超过规定期限六个月的,多次催交不还的,财务部将在工资中扣还。

(六)财务部对备用金和暂付款应经常检查,及时清理,防止漏列费用或形成坏账。对于备用金和暂付款因清理不及时,或管理不当造成的损失应按有关规定追究相关人员责任。

(七)在规定的现金开支范围以外,付款金额超过限额的支出不得支付现金(包括现金支票和POS机向个人转账),只能办理银行转账。

三、 报销流程管理

(一)单价在2千元以上或总价在5千元以上的费用开支,发生前必须填写“费用审批单”(见附件一)。

总价在1万(含1万)元以上的设备(含软件)、物资(含图书)采购须由学院使用部门、相关管理部门、有关专业人员组成询价小组,经过考察、询价填写“询价单”(见附件二),要求一家一单,并由相关询价人员签字,询价结束后填写“询价结果单”(见附件三),经部门领导签字,报主管院领导批准后才能办理。财会人员依据“审批单”或“询价结果单”等会计资料才能给予报销。单笔经济业务虽不超过一万元,但金额接近一万元的视同万元对待。

凡单价估计在5万(含5万)元以上或一次性批量购买总估价在10万(含10万)元以上物品的采购,按《石家庄铁道大学四方学院设备、物资(含图书)采购招投标工作暂行管理办法》执行。

(二)各部门来客的接待,必须先填报“工作餐审批单”,由主管院领导审批后方可接待。发生招待费用后,经办人报账时须提供:工作餐审批单、就餐发票以及就餐结算清单三样凭据,按照《石家庄铁道大学四方学院经济责任制》第十六条的规定由相关责任人员签字后,才可报销。

(三)实习经费支出,集中实习的按实习批次,分散实习的按实习班级分别报销,不得混合报销。报销时应附简要说明,注明实习班级、人数、地点、实习期间、实习内容和费用汇总情况,由实习班级课代表和班长共同签字证明。

(四)报销时粘贴单上有关经手人、验收人、用途、单据张数、金额、领款人、预算(项目)编号等必须填写完整(原始凭证为出租车票时,在每张上还要写明用途及起始地点),经领导签字后财会人员才能给予报销。

(五)采购设备(含家具、图书)价值在规定限额以上形成固定资产的,报销前必须由学院资产管理部门验收,开据设备点验单,并由相关责任人员签字确认,主管学院资产的院领导签批后才能给予报销。

(六)发票、收据等报销单据必须按所开内容进行分类粘贴,每类报销单据须贴在1张票据粘贴单上,每张粘贴单限10张(车票最多30张、手撕定额发票最多20张),按票据纸张大小,搓开粘贴在“单据报销粘贴单”上,可从下

到上分层次粘贴,单据较多时可以再付粘贴单。具体分类如下:

1.办公用品费(文具、纸张、文件夹、磁盘、硒鼓、墨盒、卫生用具等)

2.书报杂志费(图书、报刊、杂志)

3.其他办公费(复印、版面费等)

4.电话通讯费(电话费、网费、通讯费、手机话费)

5.邮寄费(邮费、邮票、快递费用)

6.石家庄市内出租车票(外地出租车费随差旅费报销)

7.差旅费(往返车票、交通费、住宿费、会务费、行李运杂费)

8.招待费(餐费及招待客人的住宿等接待费)

9.维修费(设备维修,更换内存、硬盘、光驱等)

10.实验室材料费(实验用品、实习加工、学生实习材料费)

11.专用工具仪器(不构成固定资产的器材、器件、工具等)

12.体育维持费(体育部购置消耗性体育用品、体育器具)

13.大型软件购置费(1000元以上,小型软件随办公用品报销)

14.印刷费(校报、各种资料和规章制度、试卷印刷)

15.劳务费

16.学生活动费(开展学生活动购置用品及开支的费用)

17.工程款

18.水电费

19、其他类

(七)在报销单上签字的经办人、验收证明人、需对该报账事项的真实性,合法性、有效性最终负责,签字时应严格把关。

(八)当年的票据一般应在当年报销,最迟推到次年331日,过期作废。

四、其他事项

(一)支票不得丢失,一旦丢失,经手人应及时到财务部门报告,以便财务部门与银行及时联系,采取必要的紧急措施,采取紧急措施所耗费用以及采取紧急措施仍无效而造成的经济损失由丢失人承担。

(二)会计人员对违反会计法规和国家统一会计制度规定的会计事项,有权拒绝办理或者按照职权予以纠正。

(三)本规定自文件下发之日起执行,原《石家庄铁道大学四方学院财务报销暂行规定》(方财字2010-70号)同时废止。